Lieferschein, Rechnung, Aufmaß: Dokumente zum Projekt scannen

Kurz gesagt: Papiere einer Baustelle findet man am schnellsten wieder, wenn sie beim Projekt liegen statt in einer Lieferscheinmappe im Handschuhfach. In Dienstmappe öffnest du die Projektmappe, wechselst zu „Dokumente“ und scannst das Papier mit der Kamera. Die App speichert es als PDF, erkennt auf dem Gerät Art, Datum und Betrag und macht den Text durchsuchbar.

Bereich „Dokumente“ einer Baustelle in Dienstmappe: Rechnung, Lieferschein, Aufmaß und Angebot mit erkannter Art, Datum und Betrag, darüber Suchfeld und Filter nach Art

Vier Wege ins Projekt

„Dokument scannen“: Mehrere Seiten werden zu einem PDF.
„Aus Dateien wählen“: PDFs bleiben unverändert, Bilder werden zu einer PDF-Seite.
„Foto eines Dokuments“: ein vorhandenes Bild aus der Auswahl von iOS übernehmen.
Aus Mail oder Messenger: Anhang über „Teilen“ an Dienstmappe schicken und das Projekt wählen.

Was die App erkennt

Dienstmappe ordnet ein Dokument anhand seines Textes einer Art zu: Angebot, Auftrag, Aufmaß, Lieferschein, Rechnung, Plan, Bericht, Verordnung oder Vertrag. Dazu liest sie das Belegdatum und bei Angebot, Auftrag und Rechnung den Betrag. Passt etwas nicht, stellst du Art, Datum und Betrag von Hand um.

Die Suche im Bereich „Dokumente“ findet auch Wörter aus dem Dokument, zum Beispiel eine Rechnungsnummer oder den Namen eines Lieferanten. Über die Filter oben grenzt du die Liste auf eine Art ein, etwa nur Lieferscheine.

Angebote, Aufträge und Rechnungen auf einen Blick

Unter der Dokumentliste rechnet Dienstmappe die Beträge je Art zusammen, zum Beispiel „Angebote 4.379,68 € · Rechnungen 4.512,24 €“. Die Summe bezieht sich auf die gerade angezeigten Dokumente – mit Filter oder Suche siehst du also auch Teilsummen.

Grundlage sind die erkannten Beträge. Liest die Texterkennung einen Betrag falsch, korrigierst du ihn im Dokument; die Summe passt sich sofort an.

Auf dem Gerät, ohne Upload

Texterkennung und Einordnung laufen auf dem iPhone oder iPad. Dokumente liegen wie die Fotos nur im Speicher der App. Fotos von Papieren werden beim Ablegen neu gezeichnet, damit der Aufnahmeort nicht im PDF landet.

Schritt für Schritt

1Die Projektmappe öffnen und oben auf „Dokumente“ wechseln.
2Über „+“ den Weg wählen: scannen, aus Dateien oder Foto eines Dokuments.
3Die erkannte Art, das Datum und den Betrag prüfen und bei Bedarf korrigieren.
4Später über das Suchfeld im Bereich „Dokumente“ nach Nummer, Name oder Stichwort suchen.
5Ein Dokument bei Bedarf über „Teilen“ weitergeben.

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Fragen dazu

Kann ich Dokumente an das PDF-Protokoll anhängen?

Ja. Liegen im Projekt Dokumente, bietet „Protokoll als PDF“ die Wahl zwischen „Nur Fotos“ und „Mit Dokumenten“. Mit Dokumenten hängt Dienstmappe die Papiere des Projekts an das Protokoll an, etwa Angebot, Aufmaß und Rechnung.

Ist Dienstmappe eine digitale Lieferscheinmappe?

Für eine Baustelle, ja: Lieferscheine liegen als PDF im Projekt, nach Datum sortiert, nach Art filterbar und über den Text durchsuchbar. Eine Buchhaltung oder Warenwirtschaft ersetzt Dienstmappe nicht; Belege gibst du über „Teilen“ oder als ZIP ans Büro weiter.

Wie bekomme ich einen Lieferschein aus einer Mail ins Projekt?

Den Anhang in der Mail lange drücken oder öffnen, „Teilen“ wählen und Dienstmappe antippen. Danach wählst du das Projekt; die App legt die Datei als Dokument ab und erkennt Art, Datum und Betrag.

Braucht die Texterkennung Internet?

Nein. Dienstmappe liest Dokumente mit der Texterkennung von iOS auf dem Gerät. Es wird nichts an einen Server geschickt.